Implementasi Teknik Integrasi Ms Excel Ms Word Dengan MailMerge Untuk Otomatisasi Generate Template Sertifikat

Yuda Samudra; Ade Putra Prima Suhendri; Lely Panca Andriyanto

doi:10.58266/jpmb.v4i3.1094

Authors

Yuda Samudra Universitas Pamulang, Indonesia
Ade Putra Prima Suhendri Universitas Pamulang, Indonesia
Lely Panca Andriyanto Universitas Pamulang, Indonesia

DOI:

https://doi.org/10.58266/jpmb.v4i3.1094

Keywords:

Microsoft Word, Microsoft Excel, MailMerge, Pengolahan Data, Microsoft Office

Abstract

Dalam lingkungan pendidikan, kegiatan administrasi seperti pembuatan sertifikat pelatihan, penghargaan, maupun partisipasi kegiatan menjadi aktivitas rutin. Proses manual memakan waktu lama, meningkatkan risiko kesalahan ketik (human error), tidak efisien dalam jumlah sertifikat yang banyak. SMA Alia Islamic School akan melakukan kegiatan Class Meeting, selaku panitia dan anggota OSIS ingin memberikan penghargaan terhadap peserta maupun para juara pada setiap lomba secara masal serta pelatihan kepada siswa/siswi kelas XII untuk persiapan memasuki dunia kerja dalam bidang administrasi pengelolaan data serta pembuatan template otomatis. Solusi yang dapat diterapkan dengan memanfaatkan fitur MailMerge, teknik integrasi antara Ms.Excel dan Ms.Word untuk menghasilkan dokumen otomatis dalam jumlah banyak dengan format yang seragam. Melalui MailMerge, data peserta disimpan dalam file Ms.Excel sebagai sumber data, kemudian dihubungkan dengan template sertifikat di Ms.Word. Prosedur kegiatan dimulai dari Koordinasi Dengan Pihak Alia Islamic School, Persiapan, Pelaksanaan Penyuluhan dan Pelatihan. Tujuan kegiatan ini mengurangi waktu pembuatan sertifikat hingga 80% serta peningkatan kompetensi minimal 85% mampu menerapkan MailMerge secara mandiri. Kekurangan utama adalah pemahaman dasar peserta tentang fitur MailMerge sebelum pelatihan dimulai yang terlihat dari hasil Pre-Test. Beberapa peserta tidak familiar. Hal ini diatasi dengan menyediakan materi tambahan tentang solusi masalah umum MailMerge yang terbukti meningkatkan pemahaman peserta berdasarkan hasil Post-Test.

References

A. Kurniawan, S. Widodo, dan R. Pratama, (2021). Pengaruh literasi digital terhadap produktivitas administrasi pendidikan,” Economic Education Analysis Journal, vol. 10, no. 2, pp. 245–254.

Alfina, O., Siregar, E. T., & Hasugian, D. E. A. (2021). Pelatihan Pembuatan Surat Lamaran Kerja Dan Kartu Nama Siswa Menggunakan Mail Merge Di Madrasah Aliyah Swasta Ypi Batang Kuis. Jurnal Pengabdian Pada Masyarakat METHABDI, 1(2), 71-75.

Andriyani, N. K. P., Kariati, N. M., & Putra, I. (2022). Penerapan Inovasi Template Mail Merge Untuk Pembuatan Draft Perjanjian Kerja Sama di BPJS Kesehatan Kantor Cabang Denpasar (Doctoral dissertation, Politeknik Negeri Bali).

Anggraini, N., Suhartono, A., & Supriatna, A. (2024). Implementasi Microsoft Excel Guna Meningkatkan Kinerja Karyawan Desa Sindanglaut Kecamatan Carita Kabupaten Pandeglang Banten. Praxis: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 4(1), 47-50.

Arif, D. (2020). Marketing Is Easy. Jogjakarta: KBM Indonesia.

Budiarto, Y. A., & Izzulhaq, A. F. (2020). Kurikulum Facebook Bisnis: Panduan Lengkap Iklan Facebook, Copywriting, dan Online Marketing. Semarang: CV Pilar Nusantara.

Chakti, A. G. (2019). The Book Of Digital Marketing. Makassar: Celebes Media Perkasa.

D. Prasetyo dan N. Lestari, “Penerapan Microsoft Excel dalam meningkatkan efisiensi pengolahan data administrasi,” Jurnal BIT, vol. 4, no. 1, pp. 33–41, 2022.

Dewi, N. K., & Mutawalli, L. (2025). Pelatihan Dasar Microsoft Word Sebagai Upaya Penguatan Kompetensi Administratif Siswa Kelas XI DKV SMK Islam Ad-Duha. Jurnal Pekayunan, 1(6), 163-175.

Hasibuan, A., Jamaludin, Yuliana, Y., Sudirman, A., Wirapraja, A., Kusuma, A. H., . . . Simarmata, J. (2020). E-Business: Implementasi, Strategi dan Inovasinya. Medan: Yayasan Kita Menulis.

Islam, I. N., & Rodi, M. (2025). Peningkatan efesiensi administrasi desa melalui pelatihan mail merge di Kantor Desa Langko. Penamas: Journal of Community Service, 5(1), 111-119.

Jambak, M. F., Kadarwati, S., & Supratikta, H. (2024). Fungsi Otomatisasi Perkantoran Dan Sistem Informasi Manajemen Terhadap Peningkatan Produktivitas Karyawan Badan Wakaf Al-Qur’an. Multidisciplinary Indonesian Center Journal (MICJO), 1(3), 1237-1247.

Karyati, I. P. (2019, September 13). E-Commerce untuk UMKM Dan Pertumbuhan Ekonomi Indonesia. Retrieved from Kementerian Keuangan Republik Indonesia Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan: https://bppk.kemenkeu.go.id/content/berita/pusdiklat-keuangan-umum-ecommerce-untuk-umkm-dan-pertumbuhan-ekonomi-indonesia-2019-11- 05-ebe6e220/

N. Rahmawati, R. Hidayat, dan S. Putra, “Otomatisasi dokumen administrasi sekolah menggunakan teknik bulking,” INFOTECH Journal, vol. 9, no. 2, pp. 112–120, 2023.

M. Sari dan A. Nugroho, “Pemanfaatan mail merge sebagai media pembelajaran administrasi perkantoran,” Jurnal Komputek, vol. 5, no. 1, pp. 55–63, 2021.

Mulyani, A., Budiawan, I., Sidik, S., & Radiyah, U. (2023). Pelatihan Pembuatan Mail Merge Untuk Pengurus Dan Staff Pengajar Himpaudi Cempaka Putih Jakarta Pusat. TRIDHARMADIMAS: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Jayakarta, 3(2), 70-75.

Permana, D. F., Putra, A. P. K., Purasani, H. N., Fridhasandy, V. A., Ambarwati, D., Rosyida, K. L., & Oktarina, N. (2023). Peningkatan Kompetensi Korespondensi Petugas Tata Usaha Melalui Pelatihan Pembuatan Full Form Letter Berbasis Excel di Sekolah Penggerak Se-Kabupaten Grobogan. Jurnal Abdi Masyarakat Indonesia, 3(6), 1617-1624.

Sabella, B., Prastyaningsih, Y., Ridha, M. N., & Sayyidati, R. (2025). Peningkatan Kapasitas Aparatur Desa melalui Pelatihan Microsoft Word dan Excel untuk Mendukung Administrasi yang Efisien. Jurnal Inovasi Terapan Abdimas, 3(2), 71-79.

Setyawan, A. A., Taryanto, A., Pasaribu, J., Surahman, R., Sukmawijaya, J., & Abdussalaam, F. (2023). Pelatihan Sertiﬁkasi Internasional Microsoft Oﬃce Specialist (MOS) Spesialisasi Oﬃce Word 2013 di SMK Puragabaya Bandung. PADMA, 3(1), 31-41.

Syahputro, E. N. (2020). Melejitkan Pemasaran UMKM melalui Media Sosial. Kab. Gresik: Caremedia Communication.

Taufik, A., Hertyana, H., Saraswati, S. D., & Prihatin, T. (2024). Pelatihan Membuat Laporan Menggunakan Microsoft Word Dalam Meningkatkan Kinerja Kader Kelurahan Gudang Kota Bogor. PRAWARA Jurnal ABDIMAS, 3(3), 78-83.